大话业务流程图(一)——什么是业务流程图

编辑导语:产品经理在日常工作中经常需要绘制业务流程图,有了业务流程图后,在整体上的业务梳理就会更加清楚,提高工作效率;本篇文章作者详细介绍了什么是业务流程图,我们一起来看一下。

大话业务流程图(一)——什么是业务流程图

业务流程图是产品经理,尤其是B端产品经理经常需要绘制的一种图。

业务流程图是对业务本身的一种梳理和总结,绘制出一份高质量的业务流程图,才能从整体上了解业务流程,进而发现流程的不合理之处,加以优化改进。

但很多产品经理并不太清楚业务流程图的具体含义,也不太清楚如何绘制。

我猜测可能有两方面原因:

  • 本身没有意识到业务流程图的意义和重要性,加上也没有人强制要求,所以能省略就省略了;
  • 知道业务流程图的重要性,但因为其理论知识过于晦涩和枯燥,不太好理解,只能根据自己所掌握的知识去绘制,绘制出来流程图不是很合理。

那么本文就尝试抛开那些枯燥的理论知识,结合例子来具体讲解一下业务流程图相关的知识,希望对各位有所帮助!

一、什么是业务流程图

先不讲理论,来看一个故事:

小王在小区开了一个商店,刚开始自己进货,自己看店,自己算账。

随着生意越来越好,小王感觉自己忙不过来了,就找来了自己的大姑帮忙看店收账,招了一个伙计小李专门进货;大姑每周把账本汇报给小王,小王根据商品卖的情况,决定下周的进货情况,写一个进货单,然后告诉小李,按照进货单来进货。

突然有一天,小李家里有事情,要请假一周,那么这周就只能小王自己来进货了;后来小王感觉帐有点不对,于是又找来大姨过来专门过来管钱,让大姑专门负责记账,两人互相监督。

生意越做越大,营业额需要缴税了,就需要和税务局打交道,大姑和大姨都干不了;于是又专门招了一个会计小赵,负责报税。

就这样,小王的商店越做越大,过了几年,商店变成了一个综合性的超市;为了便于管理和协助,小王根据职能设置了对应的部门,如财务部、采购部、库存部、营销部等;员工也变多了起来,小王不再亲自去出进货单了,各个品类的有专门的负责人来整理,小王只负责审批。

每个品类也逐渐有了专门的供货商,为了把控质量,小王规定供货商必须提供对应的商品质量合格证明,才能供货。

但在一次商品抽查中,小王发现某个供货商的产品有问题,从而发现是采购部的小李拿了该供货商的好处,才让其成为供货商的。

小王勃然大怒,立即下架该供应商的所有商品,并与其解约,并开除了小李;随后在公司规章中声明,凡是发现后续采购部人员有类似现象,立即开除,并承担起损失,情节严重的扭送公安机关。

后续果然没有类似事件发生,超市生意在小王的带领下越来越红火。

故事讲完了,我们可以分析一下上面的故事,故事中就包含了流程图中的所有要素,我们分别来看下:

1. 角色

最初小王一个人的时候,自己全包,不需要协助,不涉及的流程;但当找来大姑、大姨、小李、会计后,就有了不同的角色,形成了分工。

这就是第一个基本元素:角色——通常用泳道图来表示不同的角色。

简单的说一下分工,分工是人类发展史上一个巨大的进步;各司其职,带来了效率的巨大提升;简单来说,规模扩大(大姑、小李)、控制风险(大姨)、专业(小赵)是带来分工的三个原因。

2. 活动

大姑看店、记账,小王统计商品售卖情况、小李进货、小赵报税等等,都是具体角色所做的具体事情;这个就是业务流程图中第二个基本元素:活动——通常用流程图中的矩形表示。

3. 协作

每个角色都需要配合,只有大姑把账本给到小王,小王才能统计售卖情况,进而小李才能进货,这就是业务流程图中的第三基本元素:协作——也就是流程图中的连线。

协作关系包括并行、顺序、异步等等。

4. 交付物

大姑的账本、小王的进货单、小赵的报税单等都属于具体的交付物,这就是业务流程图中的交付物;属于业务流程图中帝四个基本元素,通常用文档或者数据流表示。

5. 分支

小李家里突然有事请假,小王不得亲自进货,这种情况在业务流程图中是第五个基本元素:分支——在流程图中一般指经过判断后出现的分支。

6. 异常

采购员小赵收取供应商的好处,从而让其违规成为供货商,这个事件在业务流程图中就是第六个元素:异常——所谓异常就是指在流程执行过程中,总有可能出现一些意外、异常导致流程无法按照正常秩序进行。

这时候我们从管理上来说,就需要事先制定一些备案,以备应急之需;通常可以另附文字说明,如果太复杂的话,也可以专门绘制一张异常处理流程图。

可能有的伙伴有疑惑,就是”异常“和“分支”听起来很像,有什么区别呢?

其实二者都属于主流程之外的一些情况,但区别就是分支还属于“正常”的范围,是根据不同的条件或者状态触发的一个分支流程;而“异常”则属于比较严重的情况了。

拿例子中来对比来说,小李有事请假,这个属于分支;而小李收回扣,损害超市的利益,就属于“异常”范围了。

7. 审批

员工负责统计商品售卖情况,出进货单,报小王审批;这个事件在业务流程图中就属于第七个元素:审批。

审批这个比较好理解,审批在业务流程图中通常用”活动“体现,这里需要重点说一下的是:在绘制流程图中,有一个容易犯的错误,就是审批经常用“岗位名称+审批”的样式来命名一个审批活动,如科长审批、总经理审批;这样其实是不合理的,我们应该用审批的内容或者审批的意图来命名一个审批活动,比如库存审批、渠道审批、预算审批等等。

因为审批人存在变动的可能,今天是总经理审批,但可能明天就变成科长审批了;而用审批内容来命名,就比较固定了。

8. 规则

例子中有很多地方都是规则,比如凡是有商品合格证明的供应商才能供货、只有小王审批通过的供货单,采购部才能进货,财务部才能结算等;这就是业务流程图中最后一个元素:规则。

规则其实就是业务中的一些具体的限制,需要专门梳理清楚后,在流程图中体现出来。

规则有可以分为行为规则和数据规则:

  • 行为规则就是各角色之间协作或者角色执行活动步骤时需要遵循的规则,比如”只有小王审批通过的供货单,采购部才能进货,财务部才能结算“。
  • 数据规则就是指对交付物的一些格式、内容进行限制的规则了,比如”进货单上的金额取小数点后两位“。

以上就是业务流程图中包含的八个要素,其中前五个是基本要素,分别是:角色、活动、协助、交付物、分支;后三个是管理要素,分别是异常、审批和规则。

凡是一个完整的业务流程图都会包含以上八个要素。

二、重新认识业务流程图

了解了这八个要素后,那么接下来带着这几个要素,再来看我们的业务流程图,相信你就会清晰了不少。

  • 开始/结束:用一个椭圆标识,代表流畅的开始或结束,流畅图只有一个开始,但可以有多个结束。
  • 流程:用一个矩形标识,代表角色要执行的动作或步骤。对应”活动“要素。
  • 判断:用一个菱形标识,代表判断条件,有一个输入,两个输出。通常配合”分支“要素。
  • 流程线:带箭头的直线标识,代表流程执行步骤或者数据方向,用于说明角色之间的”协作关系“。
  • 文档和数据:文档和数据经常作为执行的交付物出现。
  • 注释:一般用于解释说明,可以用到一般流程的说明,也可以对”规则“要素进行说明。
  • 子流程:当个别活动过于复杂时,可以用”子流程“进行进一步的拆解。

大话业务流程图(一)——什么是业务流程图

三、总结

本文从一个例子入手,分析了一个完整的业务流程图包含哪些要素,并把这些要素对应到我们熟悉的流程图标识上,希望能加深各位对业务流程图的理解。

流程图是一个很好用的工具,可以帮助我们快速清晰的进行业务的流程梳理和优化,为后续的产品方案设计打下良好的基础。

以上为本篇的全部内容,下一篇计划重点介绍一下,如何绘制一张完整的高质量的业务流程图,敬请期待。

 

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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