内向的产品经理不会沟通,那就忘了“沟通”这个事吧

编辑导语:对于产品经理来说,往往需要提各种需求,与各个部门的人打交道,沟通也成为了产品经理的一项日常工作。于是,大家会觉得,产品经理这个职位更适合外向的人,而内向的人很难胜任这份工作。那么,事实是这个样子的吗?本文作者为我们做出了不同的答案,分析了为什么内向的人也可以成为产品经理。

内向的产品经理不会沟通,那就忘了“沟通”这个事吧

一、沟通

沟通,是产品经理的一项非常重要的日常工作。

  • 策划前:产品经理需要参与甚至主导需求讨论、需求评估。
  • 策划时:产品经理需要与需求方沟通具体需求细节,讨论实现方案。
  • 策划后:产品经理需要传达需求,跟进需求实施。

某种程度上讲,策划能力和沟通能力,是产品经理需要具备的2个最核心的能力。有时我会开玩笑说,所谓“产品经理”,就是“画图仔”加“传话员”。

说到“沟通”,大家容易想到的是那种能说会道、擅长交际、很会来事、外向大方的party people。

我最近在网上还看到了这样一个问题,“内向的人能不能当产品经理?”

这其实是对“沟通能力”有较大的误解。沟通的目的,是向特定对象传达特定信息。“沟通能力”,可以简单理解为“准确、高效、及时、恰当”地向特定对象传达特定信息的能力。

懂不懂幽默、能不能和同事打成一片、外向或者内向,这些只是“沟通”的不同风格而已。那么,产品经理具体应该怎么进行“沟通”呢?

这里,我不打算泛泛而谈各种概括性的原则,而是围绕几种常见的沟通工具,谈一些具体可操作的小建议。这些建议是我在具体工作情景下非常个人的判断,可能不太具有普适性。

不过,产品新人可以借此一窥,所谓“产品经理的沟通工作”,实际是什么样子的。

二、PRD

说到“沟通”,我首先会想到“PRD”。没错,不是什么“说话之道”、“沟通的艺术”之类的东西,而是产品经理的“PRD”。

PRD,是产品经理最重要、也是效率最高的沟通工具。产品经理的工作,主要是围绕“需求”进行的。

  • 在需求讨论的各个阶段:产品经理主要通过PRD来传达自己对需求的理解,以及自己用于解决需求的方案设计
  • 在需求实施的各个阶段:产品经理主要通过PRD来传达自己设计的方案内容,以及各种具体的要求细节。

如果不是通过PRD,而是靠“说”。那么,哪怕是一个普通的需求,产品经理想要把需求说清楚,估计也得说上一天一夜。

关于PRD,有一个非常常见的问题就是,PRD具体要写得多详细?

有时候,我看网上分享的一些PRD,完成度非常高,细致入微,也很精美。但是,我总有那么一点疑惑,这些精致的PRD,产品经理到底是要“说”给谁听?

PRD,本质上是产品经理撰写的,面向团队各成员的沟通工具,是产品经理想法的载体。PRD要怎么写,要写得多详细,想想这个PRD是要“说”给谁听,答案就很清楚了。

比如说,表单的交互和判断要求,我一般不会写进PRD。因为类似的模块,开发部门已经做了无数次,已经非常熟悉了,甚至比我还清楚。

双方都清楚的内容,再重复说明,就多此一举了。

比如说,我曾经要在APP内做一个有tab切换的列表页。我在PRD内注明:iOS需注意,切换第2/3个tab列表页时,双击状态栏也需要回到顶部。iPhone有个系统层面上的机制,就是双击状态栏,可以回到列表顶部。

但是,如果是切换到第2/3个tab列表页,需要特殊处理下,才能实现这个回到顶部的功能。因为技术可能会漏掉这个处理,所以我特别说明了一下。后来开发的时候,技术同事如预料的一样,真的就把这个给遗漏了。

PRD要怎么写,没有统一的绝对标准,关键要看信息接收方的具体情况。产品经理应该采用接收方容易理解的方式,撰写产品经理需要接收方了解的全部内容。

反之,对于其他一切对“沟通”没有积极作用的东西,能精简就精简,以提高效率。

三、邮件

邮件,使用频率不会很高,但是有不可替代的作用。

一般不会将“邮件”作为主要的沟通工具。因为和QQ之类的即时通讯软件相比,邮件的效率太低了。

在工作中,邮件一般是作为“半正式的公司文件”来使用的。发一份工作邮件,相对于发一份比较正式的公司文件。各方的责任和义务,通过邮件,都大致上被安排清楚了。后续如果出了问题,这份邮件会被当做重要证据来对责任方进行追责。

关于产品经理如何使用“邮件”,这里有几点建议。

1. 存在较大风险的事项,都要通过邮件来通知各方

比如说:对用户信息的批量处理、跟“钱”有关的一切事项、对系统核心模块可能产生负面影响的改动。

以前,我很讨厌别人跟我说,“发个工作邮件出来”。我觉得,明明已经沟通清楚了,还要我补发工作邮件,是对我的不信任;现在,哪怕对方明确表示不用发邮件了,如果存在较大风险,我还是坚持要发个正式的邮件出来。

这个决策是产品经理做的,出了问题,不管有没有邮件作为“证据”,产品经理都应该为之负责。关键在于,如果有工作邮件存档,那这个责任就不是“无限”的,而是有明确的边界。

我邮件里明确写了要这么这么处理,后面因为没有完全按照要求的来,导致的问题,就不完全是我产品经理个人的责任了。

2. 要尤为关注邮件的抄送对象,千万不要有遗漏

作为一个“半正式的公司文件”,它的有效性,很大程度上来源于抄送对象的覆盖面。所有需要告知的对象,都要进入抄送列表里面,尤其是相关领导

对方收到了邮件,而且没有提出什么意见,就大致等同于,对方知悉并同意了,这点非常重要。

千万不要有“担心打扰到领导”这种多余的顾虑。我所有的工作邮件,都会抄送给我的上级。如果是对外的邮件,或者是涉及重要敏感内容的邮件,我还要抄送给更上一层的领导。

一方面,是为了“有锅一起背”;另一方面,也是为了确保,如果自己“犯傻”,能有人及时发现并及时止损。

3. 邮件不要立即发送,设置自动延迟发送

一般邮件客户端,都有自动延迟发送的功能。比如说,点击发送后,延迟60秒再发出去,最好把在这个功能设置上。

不要问我为什么,说多了都是泪。

四、即时通讯软件

即时通讯软件,像QQ、微信、钉钉,是产品经理日常用到的最频繁的沟通工具。每天大部分的工作交流,基本上都在上面进行。

我每天无时无刻都在进行“清除未读消息”的操作。可能不到10分钟,就会有99+个未读。这些即时通讯软件,非常便捷,以至于我们下了班还能在家办公。

但是,它们也有适用范围和注意事项,下面简单说几个:

1. 需要使用准确、完整、书面化的表述方式

大部分时候,不需要那么正式。

哪怕是工作上的交流,也可以充满各种流行语和表情包。但是,即时通讯软件上这种只言片语的交流,很容易产生歧义。

你说的是A,对方理解成了B;你在说事项C,对方以为你在说的是事项D。

因此,在讨论出结论后,产品经理需要用书面化的表述方式,将结论准确、完整地表述清楚,然后@上所有需要知悉的人。

2. 尽量在大群里面讨论问题

私聊,对应的是一对一的对话;大群,对应的是多人的会议。

有些朋友,可能是担心打扰到别人,或者出了问题想要私下里偷偷解决,所以比较喜欢私聊,或者建各种小群进行沟通。

我认为,这样是不对的。

如果是需要团队其他成员知悉的事情,那么通过私聊进行沟通,肯定是有问题的;如果是两个人沟通就可以解决的问题,在大群里面说,其实也影响不大。如果对方不想受到打扰,设置“免打扰”就行了。

所以,我总倾向于在大群里面讨论问题。让所有人都看见自己,这样可以提高沟通的效率。同样的,也能保证自己在“犯傻”的时候,能有人及时发现并及时止损。

另外,我觉得,如果闯祸了,尽快让领导知悉并让领导了解到你为了弥补错误所做的工作,比私下里偷偷解决问题,更加明智。

3. 太复杂的事情,不要在即时通讯软件上讨论

即时通讯软件,虽然便利,但是也有局限性。

根据我的经验,它只适用于简单事项的通知和确认,不太适合复杂事项的讨论。一旦这个事项比较复杂,使用即时通讯软件,效率就会变得非常低。可能半个小时过去了,也没讨论出什么东西来。

大家噼里啪啦打了一大堆字,但是对方总是没弄明白你要表述的意思,你也不清楚对方是要说些啥。因为,一旦对话超过3轮还没有初步得出结论,或者同时需要讨论的事项超过3个,我建议马上离开工位,走过去和对方面对面直接沟通。

五、面对面沟通

面对面沟通,虽然原始,但依旧是非常高效、不可替代的沟通方式。

面对面沟通的过程中,我们可以快速高效地交流信息,可以一边说一边用辅助工具补充说明,可以通过观察肢体语言来了解对方是否真的了解了……

我建议,产品经理不要太依赖于即时通讯软件上的交流,要尽可能多的采用面对面沟通的方式,尤其是一对一的沟通。

曾经我负责过一个项目,需求已经在会议上讨论清楚了,需求方也表示没问题了。

但是,我还是觉得不放心,所以又自行找了需求方进行沟通。然后,在闲聊过程中,对方随口说的一句话,让我意识到,之前会上的讨论,遗漏了一个非常重要的场景。

当然,“说话”大家都会,我也没有资格教大家怎么说话。这里就简单讲几个我觉得比较重要的点:

1. 不懂的事情就说不懂,不要“不懂装懂”

有时候,我觉得,大家对“产品经理”的要求过于苛刻了。

本来,和其他岗位一样,产品经理的工作职责,也是有明确界限的。但是,一般会认为,产品经理就应该什么都懂。如果你说不懂,就会质疑你的专业性。就算可能会被质疑,产品经理也不能“不懂装懂”。

在沟通过程中,如果对方抛出的专业名词你不懂,如果对方提及的业务内容你不懂,如果对方说的技术方案你不懂,直接表示自己“不懂”就可以了。

“不好意思,请你稍微介绍说明一下。”如果还是不懂,记下来,先回去查下资料,弄懂了再过来讨论。

另外,对于任何自己没有掌握到的情况,哪怕是领导过问,也要实事求是地表示自己不清楚,千万不要传递“未经考证”的信息。

2. 不要带入个人情绪,始终明确沟通的目的

在工作上,不要带入个人负面的情绪,这点大家都清楚,无需赘言。其实,对方的负面情绪,我们也可以不用太在意。

作为产品经理,“被怼”是我们的日常。以前,被怼的时候,作为一个自认为有担当的人,我会诚恳地道歉,表示自己能力不足,是自己的错误,等等。

后来我发现,这样做其实没什么意义:一方面,事情往往不全是我的责任;另一方面,当前也不是追究责任的时候。哪怕100%是我的责任,那也是后面领导追责时候的问题,当前需要做的事情一点也没有变。

所以,现在我一般会静静等对方把不满情绪宣泄完,然后掏出本子,当着对方的面,在上面写上“(1)”,然后问道:“那么,现在需要我这边做哪几点事情,来配合你们?”

3. 沟通完成后,要及时记录,并做好通知工作

面对面沟通,一个重要的缺陷就在于,沟通的内容没有记录。因为,当我们沟通完成后,一定要在第一时间,把沟通的结论记录下来。

当然,形式不限,只要自己看得懂就行。同时,沟通的结论,该通知的要及时通知,该落实的要及时落实。

六、忘了“沟通”这个事

我也是一个内向的人,和其他内向的朋友一样,我也很不擅长“沟通”。但是,工作上的沟通,其实和我们日常所想象的非常不同。我们不需要能言善辩、舌绽莲花。

如果你不会沟通,那就忘了“沟通”这个事吧。我们只是在“做事”,没说明白的事情,就多说几次,这种方式有问题,下次就换一种方式。

所谓“产品经理的沟通工作”,其实也就大抵如此。

七、后记

大家好,我是Minami,一个普通小厂的4年产品人。

说来惭愧,我没进过大厂,只能混迹在各种不知名的普通小厂。也正因如此,我发现,前辈们分享的一些优秀产品经验,离开了大厂理想的环境之后,其实非常难应用到自己的日常工作之中。

所以,我想分享一些来自普通小厂的经验教训,给刚入行的朋友提供一个不同于大厂的观察视角。

我不是产品大牛,只是作为一个普通产品人,分享一些日常工作的思考。如果能帮到你,非常荣幸。如果哪些说得不对,欢迎你留言赐教。

 

作者:简明产品论,个人公众号:简明产品论(ID:JianMingPM

题图来自 Pexels,基于 CC0 协议

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