办公室固定资产管理方法(办公室固定资产管理制度范本)

固定资产管理包括资产增加、减少、出入库、转移、租赁停用、封存、闲置、报废和调拨执行动作。

目前,固定资产管理方法大概可以分为三类:人工记账管理、条码技术管理、RFID技术管理。

今天具体说一说。

01 传统固定资产管理模式

过去,固定资产的管理基本都是采用手工“记账”模式,效率低、易出错,且“千人千面”不够标准化,在点检时常常难以辨识。

如果所在单位为微小型企业,在固定资产管理上,可以采用手动人为盘点模式,以部门或以办公室为单位进行盘点统计。

统计后建立Excel表格实现固定资产管理(各类表格可下载,下载方式见文末)。

固定资产启用时间/采购金额内容,需要联合财务部,花些时间精力来完善,一次性弄清楚理清晰。

固定资产管理三种方式,中小微企业行政可对号入座

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固定资产管理清单(部分)

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固定资产管理清单统计表

建立固定资产管理台账后,制作固定资产标识卡,张贴至固定资产上。

其中,保管人为部门负责人,张贴后让对方签字,这样就具体到了人。

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固定资产标识卡

固定资产损坏不可使用的,可手动进行报废处置,具体由固定资产的使用部门申请。

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手动报废处置申请表

需要重新购买的,使用固定资产采购申请表进行审批。

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每年年底,进行清点,形成报告文件。

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此种固定资产管理办法,因效率低下,已慢慢退出历史的舞台。再此推荐两款免费的行政办公类管理系统,可点击链接查看具体介绍。

02 条码技术管理

小中型企业对固定资产管理,一般使用固定资产管理系统,系统内完成固定资产的管理工作,包括资产出入退库—领用—借用/归还—调拨—盘点—维修等等。

其中入库时,对固定资产设立唯一固定资产编码,完成入库后通过标签打印机输出(含标码),粘贴至固定资产上,随后的盘点可以扫码进行。通过这样的方式,将线上管理系统与实际管理相结合,达到固定资产管理工作。

很多企业为节省一定的费用,从固定资产系统提供商购买后,自己再另行购买标签打印机、标签纸等。

目前很多固定资产管理系统可以和企业微信、钉钉相互兼容,并开发有微信小程序,无需再另行下载APP。比如易盘点。

这个系统购买价格是按照固定资产的数量进行的,数量越多价格越高,比如200个,每年的费用约1000元。

标签打印机,比如兄弟(brother) 标签打印机,价格从几百到3千不等。

无独有偶,2019年,Brother 也推出一套固定资产管理软件,固定资产管理解决方案:

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用户通过PC端软件将固定资产数据导入系统,之后相关的资产管理就可以通过软件轻松实现,并配合标签打印机,打印固定资产标签。

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盘点时,用户使用手机端APP,先将需要盘点的资产同步到手机APP中,通过手机扫描各个资产上的标签条码来进行固定资产的盘点,最后盘点数据同步到PC端,用户就可以在PC端软件中看到固定资产的盘点状态。

条码技术管理相比人工记账管理,效率明显提升,但也面临一些局限性,如:识别距离近;条码被污染,不能识别;扫码需要一对一,无法做到批量盘点等。

03 基于SaaS平台的RFID资产管理系统

射频识别,RFID(Radio Frequency Identification)技术,又称无线射频识别,是一种通信技术,可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据,而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。

通过RFID无线射频技术,给每个固定资产贴上一枚电子标签,赋予唯一的身份信息。电子标签可记录固定资产信息。较前两者,有着明显的优势,比如:

可随时对固定资产进行数据读取。

批量盘点:由于RFID读距远,可群读,可以实现固定资产的批量盘点。

资产定位:利用RFID定位技术,可实现固定资产的室内定位,大大方便了资产的查找。

防止资产被替换:对于重要资产,出租的资产,抵押的固定资产,使用易碎防转移RFID标签进行管理,可防止资产被替换。

重要资产防转移,防丢失:设备所在位置实时查询,设备移动跟踪记录,设备离开相应区域报警等。

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目前,北京鼎创恒达智能科技有限公司、英诺尔的RFID固定资产管理系统做的相对较专业。

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